Durant toute l'année, le syndic appelle différentes sommes d'argent auprès des copropriétaires. Celles-ci peuvent être classées en deux catégories : les avances d'une part, les provisions, d'autre part. Cette distinction a son intérêt, notamment en cas de vente du logement par un copropriétaire.

Les textes définissent clairement les sommes que le syndic peut réclamer à un copropriétaire et les classent en avances ou provisions. Ces appels de fonds sont effectués afin d'assurer la trésorerie du syndicat et faire face aux diverses dépenses de la copropriété.

  
   1. …de l’avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété, laquelle ne peut excéder 1/6 du montant du budget prévisionnel

Le règlement de copropriété, dans ses dispositions, peut prévoir la constitution d’une avance de trésorerie qui est, dans ce cas, une sorte de garantie financière pour le syndicat des copropriétaires, sachant que chaque copropriétaire participe en proportion de sa quote-part dans les tantièmes de copropriété.

Toutefois, en l’absence d’une affectation précise prévue dans le règlement de copropriété, cette avance de trésorerie est à considérer comme une sorte de caution ou garantie financière pour le syndicat et qu’en principe, elle ne peut être affectée au paiement des charges courantes, le budget prévisionnel en ayant la fonction.

En l’absence de disposition dans le règlement de copropriété, une assemblée générale peut instaurer cette avance de trésorerie en statuant à la double majorité de l’article 26. Dans tous les cas, elle ne peut excéder 1/6 du budget prévisionnel.

Les fonds destinés à constituer des réserves sont nommés avances et sont ainsi  remboursables en cas de vente du lot.

   2. …des provisions du budget prévisionnel

Le budget prévisionnel couvre un exercice comptable de douze mois et il est incontournable pour faire face aux dépenses courantes (ordinaires) de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs du syndicat.

Sont assimilés à des travaux de maintenance, les menues réparations, les travaux de remplacement d’éléments d’équipement communs, tel que ceux de la chaudière ou de l’ascenseur , lorsque le prix de ce remplacement est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance ou d’entretien afférents (P3-P4).

Sont aussi assimilés à des travaux de maintenance, les vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur  sur les équipements communs (chaufferie, ascenseurs).

Les dépenses courantes d’administration des parties communes recouvrent, notamment, les dépenses des :

• salaires et charges sociales,
• honoraires du syndic,
• les impôts et taxes,
• les assurances,
• les coûts de divers contrats (eau, E.D.F., chauffagiste, ascenseurs ……),
• les frais de procédure,
• les frais d’assemblée,
• les frais de fonctionnement du conseil syndical,
• etc

Les copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget voté le premier jour de chaque trimestre. Toutefois, l’assemblée générale peut fixer des modalités différentes (paiement par mois, par semestre…).

Pour l’exécution du budget prévisionnel, le syndic adresse, à chaque copropriétaire, par lettre simple, préalablement à la date d’exigibilité, un avis indiquant le montant de la provision exigible.

Il faut savoir que, pour l’application des formalités comptables du syndicat, les provisions sur charges sont les sommes versées ou à verser en attente du solde définitif résultant de l’approbation des comptes du syndicat. Attention, l’approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale ne constitue pas une approbation du compte individuel de chacun des copropriétaires. Cela signifie qu'un copropriétaire pourra tout à fait contester les charges qui lui ont été imputées.


   3. …des provisions pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel

Les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel sont celles afférentes :

• aux travaux de conservation ou d’entretien de l’immeuble, autres que ceux de maintenance,
• aux travaux portant sur les éléments d’équipement communs, autres que ceux de maintenance,
• aux travaux d’amélioration, tel que la transformation d’un ou de plusieurs éléments d’équipements existants, l’adjonction d’éléments nouveaux, l’aménagement de locaux affectés à l’usage commun ou la création de tels locaux, l’affouillement du sol et la surélévation de bâtiments,
• aux études techniques, tel que les diagnostics et consultations (experts, architectes, juristes, diagnostics)
• et, d’une manière générale, aux travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble.

Pour ces dépenses, le syndic adresse, à chaque copropriétaire, par lettre simple, préalablement à la date d’exigibilité déterminée par la décision d’assemblée générale, un avis indiquant le montant de la somme exigible et l’objet de la dépense. Il va sans dire que ces travaux doivent faire l’objet d’une décision d’assemblée générale avec tout le formalisme imposé par la loi.

   4. …des avances correspondant à l’échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté par l’assemblée générale

Ces dispositions sont peu usitées en pratique, la législation étant peu précise à leur sujet (majorité nécessaire, placement des fonds…).

En l’état actuel, il apparaît opportun de ne pas retenir cette méthode, sachant qu’étant des avances, elles sont ainsi remboursables en cas de vente du lot.

   5. …des avances constituées par les provisions spéciales

Il s’agit de la constitution des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d’entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d’équipement communs, susceptibles d’être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidés par l’assemblée générale.

Ces dispositions permettent, sous certaines conditions, de constituer un fonds de réserve pour travaux futurs, sachant que seuls les travaux de conservation et d’entretien sont concernés (à l’exclusion donc des travaux d’amélioration).

Avec la réserve suivante, que ces travaux ne doivent pas avoir été décidés par l’assemblée générale et que de telles avances doivent correspondre à un projet avec un coût même estimatif.

C’est l’opportunité pour le syndicat de réaliser un pré-financement pour des travaux futurs et d’étaler, sur une période de trois ans, le financement avec, comme condition indispensable, de décider du placement des fonds ainsi recueillis, sur le compte du syndicat des copropriétaires et de décider l’affectation des intérêts produits par ce placement.

Le fait de décider la constitution de provisions spéciales n’est pas une décision de réaliser les travaux projetés mais seulement de constituer des provisions.

Pour l’engagement des travaux, il faudra une assemblée générale dans les trois années à venir, qui décidera de réaliser (ou non) les travaux projetés avec tout le formalisme imposé par la loi.

Côté pratique, l’assemblée générale qui décide la constitution de telles provisions doit aussi définir les dates et les modalités d’exigibilité.

Les fonds destinés à constituer des avances pour des provisions spéciales sont des avances et donc remboursables en cas de cession de lot.

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Lorsqu’en cas d’urgence, le syndic fait procéder, de sa propre initiative, à l’exécution de travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, il en informe les copropriétaires et convoque immédiatement une assemblée générale.

Il peut, dans ce cas, en vue de l’ouverture du chantier et de son premier approvisionnement, demander sans délibération préalable de l’assemblée générale mais après avoir pris l’avis du conseil syndical, s’il en existe un, le versement d’une provision qui ne peut excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux.

Ces dispositions s’appliquent seulement au cas très restreint des travaux urgents (nécessité de refaire la toiture suite à une tempête, réparation de la chaudière en plein hiver suite à son explosion…).

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Il est peut-être utile de rappeler les dispositions de l’article 6-2 du décret du 17 mars 1967 précisant qu’à l’occasion de la vente d’un lot :

1. le paiement de la provision exigible du budget prévisionnel, en application du 3ème alinéa de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, incombe au vendeur
2. le paiement des provisions des dépenses, non comprises dans le budget prévisionnel, incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l’exigibilité (d’où l’importance, pour ces deux cas, de bien définir, en assemblée générale, les dates d’exigibilité)
3. le trop ou le moins perçu sur provisions, révélé par l’approbation des comptes, est porté au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l’approbation des comptes

Sachant que les parties (vendeur / acheteur) peuvent signer, entre elles, un accord pour régler leurs contributions respectives, en application de l’article 6-3 du décret.

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