Les obligations du syndic sont multiples. Si les principales concernent l'exécution des délibérations de l'assemblée générale et le respect des dispositions du règlement de copropriété, on ne saurait se limiter à cela.
Tout d'abord, certaines obligations le concernent personnellement pour qu'il puisse exercer effectivement sa profession. D'autres sont relatives à son obligation de conseil qu'il doit assurer pendant toute la durée de son mandat.
Qu'il soit professionnel ou bénévole, le syndic est obligatoire dans toute copropriété. Il est le seul représentant légal du syndicat et nul ne peut se substituer à lui. Il a pour fonction d'administrer la copropriété et de pourvoir à son entretien.
Cela signifie donc qu'il doit faire réaliser les travaux nécessaires pour éviter une détérioration du bâtiment, gérer le personnel du syndicat, procéder aux appels de fonds auprès des copropriétaires…
La fonction de syndic exige des compétences multiples (juridiques, comptables, de maîtrise d'ouvrage…), mais surtout d'ordre moral. En effet, la réglementation relative à l'exercice d'activités immobilières impose le respect de plusieurs conditions et prévoit plusieurs hypothèses d'incapacité.
Les conditions d’exercice de la profession sont notamment fixées par la loi Hoguet du 2 janvier 1970 et son décret d’application du 20 juillet 1972.
Pour être syndic, ou, de manière générale, administrateur de biens ou agent immobilier, il est nécessaire d'obtenir une carte professionnelle. Or, celle-ci n'est attribuée que sous réserve que le candidat réponde à des critères de compétence et de moralité.
Ainsi, sont considérées comme bénéficiant de l'aptitude professionnelle requise pour obtenir cette carte professionnelle les personnes titulaires :
Sont également considérées comme justifiant de la compétence nécessaire pour obtenir ladite carte professionnelle les personnes qui remplissent cumulativement les conditions suivantes :
et
Enfin, sont également considérées comme compétentes les personnes qui ont occupé pendant au moins 10 ans un emploi subordonné se rattachant à une activité immobilière ou d'une durée de quatre ans s'il s'agit d'un emploi de cadre.
Parallèlement à cela, pour être titulaire de la carte professionnelle, il faut respecter des conditions de moralité. En fait il s'agit d'incapacité d'exercice lorsque le candidat a été condamné à certaines infractions. On citera, à titre d'exemple, les condamnations pour :
Si ces conditions sont respectées, la carte professionnelle est délivrée par la préfecture et est valable dix ans. Passé ce délai, elle doit être renouvelée. La carte comporte une mention précisant l'activité de son titulaire (transaction, gestion, marchands de listes).
Enfin, le syndic doit souscrire une assurance civile professionnelle et justifier d'une garantie financière permettant le remboursement des fonds affectés à son activité.
Le fait d'exercer la profession de syndic sans être titulaire de la carte professionnelle est puni de six mois d'emprisonnement et de 7500€ d'amende.
Retour sommaire
Le syndic est désigné par l'assemblée générale statuant à la majorité de l'article 25 et, le cas échéant, de l'article 25-1. Pour que cette désignation soit valable, il est toutefois nécessaire que le syndic ait joint son contrat à la convocation afin que les copropriétaires puissent en prendre connaissance et se prononcer dessus en toute connaissance de cause.
Retour sommaire
2.1 La durée du mandat du syndic
La durée du mandat du syndic est librement déterminée par l'assemblée générale mais elle ne doit en aucun cas être supérieure à trois ans. Hormis ce plafond maximum, tout est possible : vous pouvez élire votre syndic pour 18 mois, deux ans…De manière générale, nous déconseillons d'opter pour une durée trop longue. En effet, si vous n'êtes pas satisfaits de la gestion de votre syndic, vous ne pourrez en changer rapidement.
Il est donc préférable d'opter pour une durée relativement brève (un an par exemple). Son mandat pouvant alors remis en cause régulièrement, il est fort possible que votre syndic soit alors plus attentif à la qualité de sa gestion.Par ailleurs, il convient d'être très attentif sur la question de la durée. En effet, de nombreux contrats contiennent des clauses prévoyant que le mandat est de plein droit prorogé jusqu'à la prochaine assemblée générale appelée à statuer sur les comptes. Or, une telle disposition n'est pas valable : la durée du contrat s'entend de façon stricte, "calendaire".
Par conséquent, si un syndic est élu le 15 mars pour une durée d'un an, son contrat s'achèvera le 15 mars de l'année suivante et l'assemblée générale devra être convoquée avant cette date, sous peine de nullité.
C'est pourquoi, il faut être très vigilant sur ce point et se demander si, compte tenu du contexte, la prochaine assemblée générale pourra se tenir à la même période. Dans la négative, il est préférable de prévoir alors une durée de mandat de 13 ou 14 mois par exemple.
Retour sommaire
2.2 Le contrat de syndic
Le contrat, qui doit être joint à la convocation, doit préciser la durée du mandat, sa date de prise d'effet ainsi que les éléments de détermination de la rémunération du syndic (prestations de gestion courante, prestations exceptionnelles, tarification au forfait, à la vacation…). Une seule résolution de l'assemblée générale est nécessaire pour élire le syndic et approuver son contrat.Si le contenu du contrat est libre, tout n'est cependant pas permis. En effet, il peut arriver que l'on y trouve des clauses abusives. Il s'agit de clauses ayant pour objet ou pour effet de créer, au détriment du non-professionnel ou du consommateur, un déséquilibre significatif entre les droits et obligations des parties au contrat.
Identifier une clause abusive requiert une lecture attentive du contrat de syndic. Ne vous attendez pas à ce que cette clause vous apparaisse du premier coup d'œil. Il s'agit de vérifier si le contrat ne crée pas un déséquilibre entre les droits du syndicat et ceux du syndic.
Il peut s'agir, à titre d'exemple, de la clause qui impose le compte unique, qui fait supporter des frais de transmission des archives en cas de changement de syndic ou qui permet au syndic de mettre fin à son contrat en cours de mandat sans prévoir une telle possibilité pour le syndicat.Il ne faut pas hésiter à négocier le contrat durant l'assemblée générale et à demander la suppression des dispositions en question. Vous trouverez la recommandation n°96-01 de la Commission des clauses abusives ici.
Par ailleurs, le Conseil national de la consommation a émis le 27 septembre 2007 un avis que les professionnels se sont engagés à respecter. Cet avis fixe la liste des prestations devant impérativement relever de la gestion courante et ne pouvant faire l'objet d'une facturation supplémentaire. Vous trouverez l'avis en question ici.
Retour sommaire
La question des honoraires des syndics est toujours une question sensible, qu'il s'agisse de leur montant ou de leur objet. La distinction entre prestations de gestion courante et prestations exceptionnelles est d'ailleurs au cœur de cette problématique car c'est elle qui peut notamment justifier la perception d'honoraires supplémentaires de la part du syndic.
La DGCCRF a recensé plus de 500 réclamations émanant des copropriétaires sur cette question. Ce chiffre peut paraître relativement faible, mais nous savons bien que peu de personnes saisissent l'administration, et il s'agit d'une question récurrente dans nos permanences.
Suite à ces problèmes de définition précise de la gestion courante, le Conseil national de la consommation s'est saisi de la question et a rendu, le 27 septembre 2007, un avis fixant une liste de prestations de base.
Bien évidemment, un syndic a droit à une rémunération (rappelons à cet effet qu'un syndic non professionnel peut également être rémunéré, mais à condition que l'assemblée générale le décide expressément). Mais, pour ce faire, il doit être titulaire d'un mandat régulier.
Cela signifie qu'il doit avoir été régulièrement élu par l'assemblée générale et qu'il est bien titulaire de la carte professionnelle adéquate. A défaut de carte professionnelle, ou si son mandat a expiré avant son renouvellement, aucun honoraire ne peut être exigé (on parle alors de syndic de fait).
Retour sommaire
3.1 L'approbation par l'assemblée générale et répartition entre les copropriétaires
La rémunération du syndic ne nécessite pas un vote spécifique. L'assemblée générale se prononce une seule fois sur le contrat dans son ensemble, lequel doit contenir précisément les éléments de détermination des honoraires.
Le vote se fait à la majorité de l'article 25 et, le cas échéant, à l'article 25-1. Le syndic prélèvera ensuite lui-même le montant de ses honoraires sur le compte du syndicat et en partagera la dépense entre les copropriétaires en fonction de leurs tantièmes. S'agissant de charges générales, tous les copropriétaires doivent participer à cette dépense.Lorsqu'il y a changement de syndic en cours d'exercice, l'usage est d'effectuer un décompte prorata temporis pour déterminer la rémunération du syndic sortant.
Retour sommaire
3.2 La notion de gestion courante
Cette notion constitue la pierre angulaire de la rémunération des syndics. En effet, les honoraires sont répartis entre ceux dits de base ou de gestion courante d'une part, et ceux pour prestations exceptionnelles, d'autre part.
Or, il n'existe aucune définition juridique de la gestion courante, de sorte que celle-ci peut recouvrir des prestations différentes d'un syndic à l'autre.Comme nous l'avons dit, le Conseil national de la consommation a rendu un avis sur le sujet, mais il s'agit d'un texte dont l'application repose sur la base du volontariat.
Pour autant, les magistrats ne se sont pas contentés de ce silence des textes et ont établi, au cas par cas, une liste de prestations relevant de la gestion courante et ne pouvant, en conséquence, faire l'objet d'une rémunération supplémentaire, à moins que l'assemblée générale ou le règlement de copropriété n'ait prévu le contraire. Il s'agit notamment :
- la consultation des pièces justificatives des charges ;
- de la diffusion du procès-verbal d'assemblée générale aux copropriétaires opposants et défaillants ;
- du recouvrement des sommes dues par un copropriétaire défaillant ;
- de la transmission du dossier au syndic successeur.
Il ne s’agit ici que d’exemples, les juges statuant au cas par cas.
Retour sommaire
3.3 L’articulation entre gestion courante et prestations exceptionnelles
Les prestations exceptionnelles ne sont pas plus définies que celles incluses dans la gestion courante. Mais, on peut toutefois les délimiter avec plus ou moins de précision. Pour cela, il ne faut pas perdre de vue ce que recouvre la gestion courante.La Recommandation n°96-01 de la Commission des clauses abusives précise que doit être évitée toute clause de nature à restreindre la gestion courante ou tendant à rendre non limitative la liste des prestations exceptionnelles.
Autrement dit, cela signifie que ces dernières constituent l’exception et la gestion courante le principe, de sorte que toute prestation qui ne serait pas mentionnée expressément dans le contrat est d’office incluse dans la gestion courante et ne peut donner lieu à facturation.Le caractère limitatif de la liste des prestations exceptionnelles est important car, depuis quelques temps, on voit apparaître certaines clauses qui tendent à enfermer la gestion courante dans une nomenclature plus ou moins précise ou à rendre non limitative la liste des prestations exceptionnelles.
Des dispositions précisant que la liste des prestations exceptionnelles est limitative mais que toute prestation qui n’y figurerait pas et qui serait effectuée dans l’intérêt du syndicat donnera lieu à facturation à la vacation commencent ainsi à se multiplier.
Vous devez apporter une très grande attention à ce genre de clauses et à demander leur suppression car elles sont contraires à la Recommandation précitée. Surtout, elles rendraient absolument impossible l’estimation du coût global du syndic en fin d’exercice puisque tout acte pourrait virtuellement faire l’objet d’une facturation.En règle générale, constituent des prestations exceptionnelles la tenue d'une assemblée générale extraordinaire et le conseil syndical la précédant, le suivi de travaux exceptionnels, les prestations effectuées en dehors des heures ouvrables…
Retour sommaire
3.4 Les honoraires pour prestations individuelles
Il s'agit des prestations qu'un syndic accomplit suite à une saisine d'un copropriétaire en particulier, pour son compte personnel. Les contrats prévoient des honoraires particuliers, notamment sur les frais de mutation.
Ces prestations doivent-elles être facturées ? Assurément, oui, le syndic étant en droit de demander une rémunération pour le travail accomplit. Mais peuvent-elles l'être pour autant ? Il s'agit d'une question dont la réponse est loin d'être aussi simple.En effet, le contrat est approuvé par l'assemblée générale et lie donc le syndic au syndicat. Or, le syndicat est une personne morale distincte des copropriétaires individuels le composant. Autrement dit, la convention lie le syndic au syndicat et non aux copropriétaires.
L'exemple type concerne les frais de mutation. Ces derniers visent à indemniser le syndic pour les prestations qu'il a dû accomplir en raison de la vente, par un copropriétaire, d'un de ses lots. Il s'agit principalement de communiquer au notaire certaines informations (montant des travaux votés, situation financière de la copropriété, charges acquittées par le lot…).
La pratique voulait que ces frais soient imputés au vendeur. Sauf qu'un jour, un copropriétaire les a contestés et la Cour de cassation a effectivement précisé que le syndic ne pouvait se prévaloir d'une clause de son contrat passé avec le syndicat pour imputer des frais individuels à un copropriétaire.
Cela signifiait donc que les frais de mutation devaient être supportés par le syndicat en son ensemble. La solution est logique juridiquement mais elle a l'inconvénient de faire supporter à la communauté les frais résultant d'un acte personnel ne la concernant pas.La loi de 1965 a été modifiée afin que seul le copropriétaire concerné ait à s'acquitter de ce type de frais. Reste à savoir si la Cour de cassation va changer sa jurisprudence, certains auteurs contestant la possibilité de porter atteinte au principe d'inopposabilité des conventions.
Retour sommaire
3.5 Les avances de provisions par le syndic
Il peut arriver qu'un syndic soit contraint d'avancer des fonds afin que les copropriétés dont ils assurent la gestion puissent faire face à leurs dépenses. Ces agissements sont toutefois à éviter, le syndic n'ayant pas à pallier à la carence du syndicat et à avancer des réserves d'argent.
Alors certes, il ne s'agit pas réellement d'une rémunération mais, dans la pratique, les copropriétaires s'acquitteront de charges qui finiront directement dans l'escarcelle du syndic.Le problème qui se pose alors est de savoir si le syndic a réellement le droit de demander le remboursement des sommes prêtées. Si la jurisprudence s'était initialement opposée à ce type de pratique, cela n'est plus le cas, de sorte que le principe du droit pour le syndic à obtenir le remboursement des avances consenties est posé. Il faut toutefois respecter plusieurs conditions.
Tout d'abord, l'avance doit être effective. Cela signifie que le syndic doit démontrer la réalité de l'avance qu'il a effectuée (ordre de virement…). Ensuite, l'avance doit être nécessaire.
Autrement dit, elle doit avoir été faite sous l'empire de la nécessité, pour le compte et l'intérêt exclusif du syndicat et pour des dépenses indispensables à la vie de la copropriété et dont le syndic n'a pas la maîtrise (intempéries exceptionnelles ayant endommagées gravement la toiture, par exemple).
Enfin, l'avance ne doit pas se faire suite à une carence du syndic. Si le gestionnaire n'a pas épuisé toutes les voies de recours contre un copropriétaire défaillant ou s'il a laissé la situation s'aggraver du fait de son inaction, il ne pourra obtenir le remboursement des avances effectuées.
Retour sommaire
3.6 Les modalités de facturation
Le syndic peut facturer ses honoraires comme il l’entend, et sous condition que l’assemblée générale accepte, bien évidemment. En toute logique, la gestion courante ne peut faire l’objet que d’un forfait.
En effet, il s’agit d’un ensemble de prestations dont la contrepartie se trouve dans les honoraires de base dont le montant est approuvé par les copropriétaires.
Autrement dit, un syndic qui prévoirait la gestion des arrêts maladies des employés du syndicat dans le forfait de base ne diminuera ou n’augmentera pas ses honoraires selon que le gardien de la résidence ait été, ou non, en bonne santé.En revanche, il en va différemment pour les prestations exceptionnelles. Ces dernières peuvent être fracturées selon toutes les modalités possibles et imaginables : forfait, vacation, frais réels, pourcentage, frais fixes et frais variables… Tout est possible dès lors que l'assemblée générale l'a approuvé.
Mais, une fois que les modalités de rémunération sont établies, on ne peut revenir dessus. Aussi, un syndic ne peut-il facturer ses honoraires à la vacation si le contrat prévoyait que ceux-ci devaient être calculés au forfait.
Retour sommaire
3.7 L'information de l'assemblée générale
Pour l'information des copropriétaires, le syndic doit joindre à la convocation de l'assemblée générale l'état détaillé des sommes qu'il a perçues au titre de sa rémunération.
L'arrêté de 1986 précité rajoute qu'une distinction doit être faite entre les honoraires de gestion courante et ceux issues de prestations exceptionnelles.L'état récapitulant la rémunération perçue n'étant communiqué aux copropriétaires que pour leur information, il n'y a aucune conséquence si le syndic s'abstient d'établir ce document. En règle générale, ils sont peu nombreux à le faire de leur propre initiative et il est nécessaire de le leur "rappeler".
Retour sommaire
Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. Il effectue tous ses actes au nom et pour le compte du syndicat. C'est à ce titre qu'il engage sa responsabilité pour tous les actes qu'il accomplit.
Les obligations du syndic sont multiples et peuvent être divisées en plusieurs catégories.
Retour sommaire
4.1 L'administration courante de l'immeuble
Dans le cadre de sa mission de gestion courante, le syndic est tenu de s'assurer du bon entretien de l'immeuble. Il peut passer seul, ou après avis du conseil syndical, des contrats de maintenance pour les éléments d'équipement commun (ascenseur par exemple).
Il peut ordonner la réalisation de menus travaux relevant de l'entretien sans l'autorisation de l'assemblée générale. Cependant, hormis le cas de l'urgence, le syndic ne peut engager seul que ces travaux courants: tous les autres doivent recevoir l'approbation de l'assemblée générale.En cas d'urgence, le syndic est habilité à effectuer les travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble. L'assemblée générale ratifiera, a posteriori, les travaux entrepris. Ce droit pour le syndic n'existe qu'à la double condition de l'urgence à faire exécuter ces travaux et du danger que leur non-réalisation présente pour la copropriété.
Ainsi, sont considérés comme urgents les travaux relatifs à la sécurité des personnes, ceux qui ont pour but de remédier à une déficience grave du système de chauffage, compromettant l'habitabilité des lieux…
Si l'assemblée générale refuse de ratifier les travaux réalisés, le syndicat reste tenu financièrement vis-à-vis des entreprises contactées. Cependant, il pourra ensuite se retourner contre le syndic afin de se faire rembourser.Il doit souscrire les contrats d'assurance nécessaires et veiller à ce que chaque partie de l'immeuble soit utilisée conformément à sa destination.
Le syndic est également le gestionnaire et non l'employeur, du personnel du syndicat. Il lui appartient de procéder aux recherches d'emploi et aux entretiens d'embauche ainsi qu'aux déclarations obligatoires en vertu du droit du travail.
Il peut également licencier, de son propre chef, le personnel, mais il engage alors sa responsabilité en cas de licenciement abusif.
Retour sommaire
4.2 Les obligations administratives du syndic
Le syndic doit établir et tenir à jour la liste des copropriétaires. Cette liste comporte la mention de l'état civil des copropriétaires, leur adresse, et l'indication des lots leur appartenant.A côté de cela, le syndic est tenu de conserver les archives du syndicat.
Par ailleurs, le syndic ouvre et tient à jour le carnet d'entretien de l'immeuble. Ce carnet est en quelque sorte la carte d'identité de l'immeuble.
Enfin, il appartient au syndic, par exemple, de faire voter les travaux nécessaires à la lutte contre les termites, au retrait ou au confinement de matériaux contenant de l'amiante…
Retour sommaire
4.3 Les obligations comptables et financières
Le syndic est obligé de tenir une comptabilité séparée pour chaque syndicat dont il assure la gestion et doit indiquer la situation financière d'un copropriétaire à l'égard du syndicat.
Attention, il convient de ne pas faire de confusion entre "comptabilité séparée" et "compte séparé". En effet, la comptabilité est obligatoirement séparée.
Un syndic ne peut faire une comptabilité unique pour l'ensemble des copropriétés qu'il gère, ce qui rendrait tout contrôle des comptes impossible et empêcherait de connaître la situation financière réelle d'une résidence. En revanche, le compte sur lequel les fonds du syndicat sont versés peut être, soit séparé, soit unique.Le syndic est également tenu d'ouvrir un compte séparé au nom du syndicat dans les 3 mois qui suivent sa désignation par l'assemblée générale, sans quoi son mandat expire de plein droit à l'issu de ce délai. L'assemblée générale peut cependant en décider autrement et opter pour le compte unique.
Enfin, le syndic est tenu de soumettre, lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, au vote de l'assemblée générale la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun, susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidés par l'assemblée générale.
Ces provisions servent uniquement pour les travaux d'entretien et de conservation: il ne peut s'agir en aucun cas de travaux d'amélioration. Le syndic a ici une obligation de conseil dans la mesure où il doit avertir, compte tenu de la situation, de la nécessité de constituer ou non ces provisions.
Retour sommaire
4.4 L'obligation de conseil du syndic
L'obligation de conseil fait appel aux connaissances techniques et juridiques du syndic. Ainsi, il doit maîtriser le droit de la copropriété et pouvoir avertir l'assemblée générale lorsqu'elle envisage d'adopter une décision illégale. De même, il se doit de pouvoir choisir une entreprise en fonction de la nature des travaux et du meilleur rapport qualité/prix.Cependant, être soumis à une obligation de conseil ne signifie pas connaître tout sur tout. Il s'agit, pour lui, de savoir où se trouvent ses propres limites et à partir de quand il est nécessaire de s'entourer d'un homme de l'art.
Il ne s'agit ici que d'un rapide aperçu des diverses obligations du syndic. Il en existe d'autres fondamentales telles que la convocation annuelle de l'assemblée générale, par exemple.
Retour sommaire
Les achats de petits cabinets immobiliers par de grands groupes sont de plus en plus fréquent de sorte que l'on peut légitiment se demander si les copropriétaires peuvent choisir librement leur syndic.
Si les règles de la fusion sont respectées au regard du droit commercial et du droit des sociétés, il en va différemment en ce qui concerne le droit de la copropriété. En effet, la fusion, ou la fusion-absorption, ont pour conséquence la création d'une nouvelle entité, entité qui n'a pas été élue par l'assemblée générale.
Cette impossibilité pour une nouvelle entité d'exercer les fonctions de syndic s'explique par la nature du mandat du syndic. En effet, le mandat est conclu intuitu personae, ce qui lui confère un caractère strictement personnel. Ceci se voit d'ailleurs dans l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, lequel dispose que le syndic, seul responsable de sa gestion, ne peut se faire substituer.
Il ne faut pas confondre la fusion avec le simple changement de dirigeant à la tête du syndic. En effet, dans ce cas, il n'y a pas création d'une nouvelle entité. La réglementation relative aux fusions s'applique aussi bien aux syndics qu'aux administrateurs provisoires.
Dès lors que nous avons une fusion, la copropriété se retrouve confrontée à une carence de syndic. Par conséquent, un successeur devra être désigné par l'assemblée générale, laquelle ne pourra être convoquée, afin que la procédure soit régulière, que par un administrateur provisoire.
Ce dernier sera nommé par le président du Tribunal de Grande Instance, statuant par ordonnance sur requête. Le juge précisera le délai dans lequel l'administrateur devra se faire remettre les fonds, l'ensemble des documents et archives du syndicat et convoquer la prochaine assemblée générale (article 47 du décret du 17 mars 1967).
Le président du Tribunal de Grande Instance peut être saisi par tout intéressé. Cela signifie que des copropriétaires peuvent effectuer ce recours, mais également des tiers à la copropriété (des créanciers du syndicat, par exemple). De même, l'ancien syndic peut saisir le juge aux fins de voir désigné un administrateur provisoire.
Retour sommaire