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Mise en place d'un extranet dans les copropriétés

lundi, 23 mars 2015 14:55
Mise en place d'un extranet dans les copropriétés

Depuis le 1er janvier 2015, les syndics professionnels (cette obligation ne pèse pas sur les syndics bénévoles) doivent proposer la mise en place d’un Extranet.

Les copropriétaires ne sont cependant pas obligés d’accepter et peuvent s’y opposer à la majorité de l’article 25, sans possibilité de recourir à la passerelle de l’article 25-1.

Cet Extranet consiste en la mise à disposition de façon dématérialisée, dans un site sécurisé, des documents relatifs à la gestion de l’immeuble. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des copropriétaires ou des conseillers syndicaux.

Très concrètement, il s’agit de mettre sur un site des documents tels que le règlement de copropriété, la convocation à l’assemblée générale et ses annexes, le procès-verbal de la dernière assemblée, les comptes rendus du conseil syndical, des factures, devis… L’accès aux documents devrait donc être simplifié. Généralement, les copropriétaires sont assez satisfaits de ce type de services.

Aucun décret d’application n’étant prévu, rien ne s’opposait à la mise en place de cette mesure issue de la loi ALUR au 1er janvier 2015.

Il faut cependant être vigilant sur le coût de l’opération. Les professionnels sont les premiers à dire que ce système leur permet de gagner en efficacité. Par ailleurs, la création du site sécurisé est généralement sous traitée à un prestataire qui va créer les mêmes sites pour chaque immeuble géré par le syndic : il y a donc une mutualisation du support. Il faut savoir que certains syndics le font gratuitement, sans supplément d’honoraires. Dans tous les cas, négociez âprement le coût de cette prestation.