Composé de copropriétaires bénévoles, le conseil syndical constitue la pierre angulaire de toute copropriété bien gérée. En effet, il sert de lien entre les copropriétaires et le syndic, tout en contrôlant la gestion de ce dernier.

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"Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion". La loi du 10 juillet 1965 pose clairement le principe de l'existence du conseil syndical et du rôle de ce dernier. La désignation de conseillers syndicaux est donc obligatoire et ce n'est qu'à titre exceptionnel, par un vote à la double majorité de l'article 26, que l'assemblée générale peut décider de ne pas instituer de conseil syndical. Dans la pratique, cela concerne les copropriétés dont la petite taille (moins de 10 lots principaux) le rend superflu.

Les membres du conseil syndical sont désignés, à la majorité absolue de l'article 25 et, le cas échéant, de l'article 25-1, par l'assemblée générale parmi les copropriétaires, les associés d'une société d'attribution lorsque cette dernière est propriétaire de lots, les locataires-accédants en vertu d'un contrat de location-accession, les acquéreurs à terme, en vertu d'un contrat de vente consenti par un organisme HLM, leurs conjoints ou leurs représentants légaux.

Les concubins ou partenaires liés par un PACS ne sont pas visés par les textes. Par ailleurs, le conjoint n'est recevable à se présenter que s'il a reçu un mandat de la part du copropriétaire.

Les locataires ne peuvent être membres du conseil syndical ou y représenter un copropriétaire. De même, le syndic, son conjoint, ses ascendants ou ses descendants, ses proposés, même s'ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme, ne peuvent être membre du conseil syndical.

Hormis ces exceptions, le règlement de copropriété ne peut imposer aucune autre condition pour être membre du conseil syndical (condition d'ancienneté, être à jour de ses charges…).

La durée du mandat est de trois ans maximum, sans limitation de renouvellement. Dans la pratique, les conseillers syndicaux sont élus pour une année et voient leur mandat renouvelé à l'occasion de chaque assemblée générale.

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1.1 Le nombre de conseillers syndicaux

Le nombre de conseillers syndicaux est soit prévu par le règlement de copropriété, soit décidé en assemblée générale à la majorité de l'article 24. Il est souhaitable d’avoir une répartition équilibrée des conseillers (au moins un par bâtiment, ou par montée selon les cas) et d'en prévoir un nombre impair afin d'éviter les situations de blocage.

Quelque soit le nombre de conseillers, il est nécessaire que ceux-ci prennent leurs fonctions très au sérieux et face preuve d'une certaine assiduité aux différentes réunions. En effet, l'article 25 du décret du 17 mars 1967 prévoit que le conseil syndical n'est plus régulièrement constitué si plus d'1/4 des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit. Le processus décisionnel est donc complètement paralysé.

Pour pallier à cet inconvénient, le règlement de copropriété ou l'assemblée générale peut désigner des conseillers syndicaux suppléants.

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1.2 Conseil syndical et syndicat secondaire

Dans le cadre d'un syndicat secondaire, différentes règles doivent être respectées. Tout d'abord, chaque syndicat secondaire doit être représenté au conseil syndical du syndicat principal.

Ensuite, le nombre de sièges à attribuer à un syndicat secondaire doit être proportionnel à l'importance du ou des lots qui constituent ce syndicat secondaire par rapport à celle de l'ensemble des lots qui composent le syndicat principal. Chaque syndicat secondaire dispose d'au moins 1 siège au sein du conseil syndical principal.

Enfin, le ou les copropriétaires du ou des lots qui ne se sont pas constitués en syndicat secondaire disposent, ensemble, s'il y a lieu, des autres sièges au conseil syndical du syndicat principal.

Sauf disposition contraire du règlement de copropriété du syndicat principal, les copropriétaires désignent leurs représentants au conseil syndical de ce syndicat au cours d'une assemblée générale du syndicat secondaire.

Toutefois, c'est au cours d'une assemblée générale du syndicat principal que seront, le cas échéant, élus les copropriétaires qui ne se sont pas constitués en syndicat secondaire.

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1.3 Le statut de conseiller syndical

Les fonctions de président et de membre de conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération. Tous les membres du conseil syndical, y compris le président, ont donc le statut de bénévole. Ils ne peuvent être rémunérés, même si l'assemblée générale en dispose autrement.

En revanche, ils peuvent être dédommagés des frais (justifiés) qu’ils engagent dans l’exercice de leur mission et pour l'intérêt de la copropriété (frais de photocopies, de déplacement pour assister à une réception de travaux…).

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1.4 Le président du conseil syndical

Tout conseil syndical doit élire parmi ses membres son président. Malheureusement, cela n'est pas toujours le cas dans la pratique. Cela est assez dommageable dans la mesure où le président dispose de certaines prérogatives qui lui sont propres.

En effet, le président peut convoquer l'assemblée générale lorsque le syndic n'a pas fait droit à la demande de convocation émanant du conseil syndical ou des copropriétaires représentants au moins ¼ des voix de tous les copropriétaires (le règlement de copropriété peut toutefois prévoir un seuil inférieur). Cette convocation a lieu après une mise en demeure restée infructueuse pendant plus de 8 jours.

Les pouvoirs du président ne se limitent pas à la seule convocation d'une assemblée générale. Ainsi, en cas de changement de syndic, le président peut, après une mise en demeure restée infructueuse, demander au juge, statuant en référé, d'ordonner sous astreinte la remise des fonds, des documents comptables et des archives que l'ancien syndic doit remettre à son successeur.

Le syndic non-réélu dispose d'un délai d'un mois ou de deux selon la nature des pièces à fournir. Par conséquent, à l'expiration de ce délai, il ne sera pas nécessaire de prévoir dans la mise en demeure un délai particulier, les pièces devant être remises immédiatement.

Malgré ses pouvoirs, le président du conseil syndical n'est pas pour autant le patron de la copropriété, voire son représentant (cette fonction étant assurée par le syndic). Il ne peut en aucune manière se substituer à l'assemblée générale, sauf s'il a reçu un mandat spécifique de cette dernière sur un point particulier.

Par conséquent, il ne peut prendre l'initiative de demander au syndic de réaliser des travaux ou d'autoriser un copropriétaire à s'approprier une partie commune. Le syndic peut d'ailleurs engager sa responsabilité s'il a exécuté les travaux en question ou s'il a laissé certains copropriétaires porter atteinte aux parties communes.

En fait, le président est essentiellement un animateur. Il est là pour faciliter le fonctionnement du conseil syndical : convoquer le conseil syndical, animer les réunions, mettre en valeur les compétences de chacun…

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En l'absence de disposition relative au fonctionnement du conseil syndical au sein du règlement de copropriété, il appartient à l'assemblée générale d'en déterminer les règles à la majorité de l'article 24 : nombre de sièges à pourvoir, fréquence des réunions… Il est recommandé de prévoir des modalités de fonctionnement les plus souples possibles.

Le conseil syndical peut aussi, dans un souci de meilleure gestion de proximité et de réduction des charges, faire voter en assemblée générale un budget d'entretien qui lui permettra de pourvoir rapidement aux menues dépenses (exemples : remplacement des ampoules grillées, menues réparations..).

Ce budget devra être adopté à la majorité de l’article 24, et son emploi devra être justifié en fin d’exercice dans le bilan d’activité du conseil syndical.
Par ailleurs, le conseil syndical doit faire un compte rendu de l'exécution de sa mission qui sera joint, pour information, à la convocation de l'assemblée générale.

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2.1 Les réunions du conseil syndical

La fréquence des réunions du conseil syndical est à fixer en fonction des besoins de la copropriété, de l'actualité (travaux à exécuter…)… Il est utile que le conseil syndical se réunisse régulièrement et non en fonction de l’humeur d’un président ou  une fois avant l’assemblée générale.

L'établissement d'un ordre du jour est fortement conseillé. Il peut être réalisé conjointement par les membres du conseil syndical mais il ne faut en aucun cas laisser le syndic être maître de l'ordre du jour. D'ailleurs, le syndic n'a pas à assister aux réunions du conseil syndical, sauf celle relative à la préparation de l'assemblée générale.

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2.2 La possibilité de se faire assister

Le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité.

Les dépenses nécessitées par l’exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d’administration. Elles sont alors supportées par le syndicat et réglées par le syndic.

Cela permet ainsi aux conseillers syndicaux de demander l'avis d'un expert pour certaines questions complexes nécessitant l'avis d'un homme de l'art : comptable, thermicien, juriste…

Les frais du conseil syndical peuvent donc être constitués, par exemple :

• du coût de communications téléphoniques ou de photocopies…
• d'achat de documentations ou de revues relatives à la copropriété, à la gestion comptable...
• d'honoraires des techniciens ;
• de l’adhésion collective auprès d’un organisme de défense des copropriétaires offrant notamment des conseils, l’analyse des charges (comme la CLCV) ;
• de la formation suivie par les conseillers syndicaux.

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Le rôle du conseil syndical est clairement défini par la loi du 10 juillet 1965 : il assiste le syndic, contrôle sa gestion et donne son avis sur toutes les questions concernant le syndicat.

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3.1 La mission d’assistance au syndic

Le but de cette mission est d’infléchir autant que possible les orientations des décisions, tant auprès du syndic que de l’assemblée générale, dans le sens de l’intérêt général de la copropriété.

Pour ce faire, le conseil syndical a le droit d’émettre un avis chaque fois que cela lui semble opportun, sur toute question intéressant la copropriété.

Cet avis doit remplir le rôle de contrepoids à la fois face aux appréciations du syndic, mais aussi face aux intérêts particuliers de certains copropriétaires.

La Commission relative à la copropriété recommande que tous les avis du conseil syndical soient exprimés par écrit et consignés dans un registre spécial.

Le conseil syndical peut se doter d’un tel document dans le cadre de son budget de fonctionnement. Au titre de cette mission, il peut attirer l’intention du syndic sur certains éléments qui lui paraissent importants (stratégie d’entretien du patrimoine, recherche d’économie d’énergie, révision du règlement de copropriété...).

Le conseil syndical doit être vigilant et exiger d'être consulté dans certaines situations telles que :

• la passation de marché dont le montant dépasse un certain seuil (normalement fixé par l'assemblée générale à la majorité absolue de l'article 25) ;
• l'établissement de devis ;
• la réalisation de travaux urgents. De manière générale, il appartient au conseil syndical de s'affirmer et de faire en sorte qu'il soit un référant permanent pour le syndic.
  Par ailleurs, le syndic doit obligatoirement consulter le conseil syndical lors de l'élaboration de l'ordre du jour de l'assemblée générale.
  
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3.2 La mission de contrôle du syndic

Le contrôle du syndic porte aussi bien sur son administration de la copropriété que sur sa gestion du budget. Il est à la fois de nature qualitative et incitative. Il aide le syndic à faire mieux et à réaliser les actes nécessaires à une gestion régulière.

Ainsi, le conseil syndical peut inciter le syndic à renégocier certains contrats ou à faire un rappel au règlement de copropriété envers certains copropriétaires ou occupants qui en violeraient les termes. De même, il peut participer à l'élaboration du budget prévisionnel et suivre son exécution.

Enfin, il peut, en cas d'impayés, faire le lien entre le copropriétaire défaillant et le syndic et voir si les impayés résultent d'une situation exceptionnelle (problèmes financiers, familiaux, de santé…) pouvant aboutir à une résolution amiable du litige ou si, au contraire ils émanent d'un copropriétaire chronique en ce domaine, nécessitant une réaction immédiate du syndic pour récupérer les fonds (injonction de payer, assignation devant le tribunal…).

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3.3 Les missions particulières sur mandat de l’assemblée générale

L’assemblée générale peut décider de mandater le conseil syndical pour des missions précises. Cette délégation de pouvoirs est circonscrite aux décisions visées à l’article 24 de la Loi, c’est à dire, à toutes celles concernant la gestion et l’entretien courants de la copropriété : par exemple travaux de réfection des entrées d’immeubles, signalisation des stationnements, ornement des abords par des fleurs…

Elle est ponctuelle et particulière, c’est à dire qu’elle ne peut concerner qu’une mission précise et limitée dans le temps.

Les décisions résultant de l'exécution du mandat seront alors prises au sein du conseil syndical, après discussion et vote. A cet égard, afin de parer à toute contestation ultérieure, il est indispensable de consigner dans un compte-rendu de réunion le résultat du vote.

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3.4 Les prérogatives du conseil syndical

Pour mener à bien sa mission, le conseil syndical peut se faire communiquer absolument tout document concernant la copropriété : plans, contrats et avenants (en totalité) , études techniques, copies de courriers, factures…

Par ailleurs, si le syndic tarde à convoquer l'assemblée générale, le conseil syndical peut en exiger la convocation. S’il n’y est pas donné suite, le président du conseil syndical peut valablement convoquer l’assemblée générale après mise en demeure faite au syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours.

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Le conseil syndical n'ayant pas la personnalité morale, il ne peut faire l'objet d'un recours en responsabilité en cas de faute. En revanche, ses membres engagent leur responsabilité, individuellement ou solidairement.

Cependant, compte tenu du caractère bénévole dans l’exercice des missions, la responsabilité des conseillers syndicaux est rarement mise en cause dans le cadre d’une procédure devant les tribunaux, même lorsque de mauvais choix ont à l’évidence fait perdre de l’argent à la copropriété.

Il ne faut pas oublier que le conseil syndical n'a pas un devoir de conseil ou d'information au sens légal du terme et tel qu'il peut peser sur un professionnel : il n'a qu'un rôle consultatif. En fait, la responsabilité des conseillers syndicaux peut être engagée lorsqu'ils ont agi en recherchant leur intérêt personnel plutôt que celui de la copropriété.

Le conseil syndical n’a pas vraiment besoin de souscrire une assurance en responsabilité civile pour exercer ses missions. Compte tenu de ce qui a été dit précédemment, on comprend en effet que les hypothèses qui engagent la responsabilité du conseil syndical sont manifestement peu nombreuses.


Il convient vraiment d’étudier de très près, au-delà du coût de souscription, le champ des garanties offertes par ce type d’assurance. Cependant, bien que cette souscription ne soit pas obligatoire, il est intéressant de noter que la recommandation n°13 de la Commission relative à la copropriété préconise ce type d'assurance.

En fait, si l'on cherche une réelle responsabilité du conseiller syndical, c'est avant tout celle d’un engagement réel et soutenu. C’est de participer non seulement aux réunions du conseil syndical mais aussi de s’investir dans une commission, une responsabilité spécifique. Il ne s’agit pas de tout faire, d’être partout mais de bien faire là où l’on est.

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