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Réaliser des travaux en copropriété

14/07/2012
Réaliser des travaux en copropriété

Réaliser des travaux n'est pas forcément chose aisée. Il faut déterminer avec précision leur objet, suivre leur avancée, procéder à leur réception… Des étapes qui mettent en jeu le syndic, en tant que représentant du syndicat, mais qui nécessitent également l'investissement du conseil syndical.

Le syndicat des copropriétaires a pour objet la conservation de l’immeuble et l’administration des parties communes. En application de ce principe, il y a régulièrement lieu de réaliser des travaux importants sur des parties communes des copropriétés, qu’il s’agisse de maintenir l’immeuble en bon état ou de l’améliorer pour le valoriser.

Ces travaux sont décidés par les copropriétaires réunis en assemblée générale et selon  des modalités définies par la législation (règle de majorité spécifique…). Cela passe obligatoirement par l’inscription à l’ordre du jour d’une assemblée générale qui sera réunie pour statuer sur un projet en particulier.

Il faut rappeler que pour permettre aux copropriétaires de se prononcer en toute connaissance de cause, les documents relatifs aux travaux envisagés doivent leur être communiqués en même temps que la convocation à l’assemblée générale. Il doit s'agir des devis complets ou, au minimum, des conditions essentielles des contrats et des travaux à réaliser. En l'absence de cette information préalable, la résolution pourra être annulée.

Le conseil syndical

Le rôle du conseil syndical s’avère fondamental dans l’approche d’un projet gros travaux. Il doit :

  •  assurer un dialogue et une information auprès de l’ensemble des copropriétaires sur le projet de travaux (enquête, bulletin d’information, réunion d’information, lettre, compte-rendu…) ;

  • constituer une commission « travaux » avec des membres du Conseil syndical ou d’autres copropriétaires ayant des compétences techniques ;

  • renforcer la représentativité des copropriétaires, en inscrivant le conseil syndical dans l’opération projetée, vis-à-vis du syndic et des entreprises qui interviendront dans les futurs travaux (réunion de travail et de chantier, élaboration du projet et du cahier des charges, ouverture des plis, entretien avec les entreprises).

Le conseil syndical doit aussi prendre en compte plusieurs critères concernant les conditions de faisabilité du projet :

  • la taille de la copropriété ;
  • le vieillissement du bâti, qui a souvent une incidence sur l’ampleur et les techniques des travaux à envisager ;
  • le nombre d’immeubles qui composent la copropriété ;
  • le fonctionnement même de la copropriété (syndic et conseil syndical) ;
  • la motivation des copropriétaires à agir pour préserver et valoriser leur patrimoine.

Il doit aussi assurer des responsabilités régulières dans le cadre de la consultation pour travaux, notamment si l'assemblée générale a déterminé un montant à partir duquel la consultation du conseil syndical est obligatoire.

Dans ce cas, son avis doit être transmis obligatoirement en même temps que les documents relatifs au devis et aux conditions essentielles des contrats. Toutefois, l'absence de communication lors de l'envoi de la convocation n'entraîne pas l'annulation automatique de la résolution.

Le processus de décision

Dans la pratique, bien souvent, les travaux importants ne peuvent être entrepris qu’après une étude technique nécessitant généralement le recours à un maître d’œuvre (architecte, bureau d’études,…), sachant que l’assemblée générale ne peut être saisie pour approuver les travaux qu’une fois achevée cette première phase préparatoire.

L’assemblée générale doit donc donner son accord pour confier une étude des travaux à un maître d’œuvre (ne pas oublier, dès ce stade de réflexion, qu’il faut faire jouer la concurrence, bien définir le cadre de la mission et faire établir le coût de la prestation et les modalités de règlement).

Cette pratique a le mérite de clarifier le processus, car le coût des travaux n’est pas encore fixé (seulement l’étude) et la décision de l’assemblée ne constitue, en aucun cas, un engagement définitif pour les travaux, mais uniquement pour l’étude.

Cette méthode évite les « décisions de principe » qui, juridiquement, n’engagent à rien, mais perturbent, bien souvent, la compréhension qu’ont les copropriétaires du fonctionnement des assemblées générales et du syndicat des copropriétaires.

Une opération « gros travaux » s’effectue en deux temps :

  • une première assemblée générale ordinaire qui décide une étude de faisabilité (la première année)
  • une seconde assemblée générale qui décide de la réalisation des travaux (l’année suivante)

1°) l’assemblée générale décide d’avoir recours à un maître d’œuvre chargé de réaliser un avant-projet sommaire (A.P.S.) et d’établir un cahier des charges avec un descriptif de consultation des entreprises (D.C.E.) avec notamment comme mission :

  • d'établir un diagnostic
  • d'établir une préconisation
  • d'établir un cahier des charges (technique et administratif)
  • de consulter des entreprises
  • de présenter des propositions

Pour le choix du maître d’œuvre, il faut faire jouer la concurrence et faire voter, en assemblée, le coût de cette mission ainsi que les modalités de règlement (date d’exigibilité).

2°) L’assemblée générale vote les travaux, une fois la phase étude terminée, et décide de confier également une mission de suivi des travaux à un maître d’œuvre.
Cette mission pourrait être :

  • suivi du chantier,
  • surveillance et contrôle du cahier des charges,
  • coordination entre les différents intervenants,
  • établissement de la situation mensuelle,
  • présence aux réunions de chantier,
  • réception des travaux.

Le choix du maître d’œuvre pour la phase « travaux » reste libre. Il est possible de renouveler un mandat avec celui qui vous a établi votre APS, de consulter les entreprises ou d'en changer. Avantage dans le premier cas, il connaît bien votre dossier et peut assurer une certaine continuité. Il semble peu opportun de choisir un maître d’œuvre pour la phase étude et un autre pour la phase réalisation. Il faut savoir que ce sont des dépenses conséquentes.

Cette deuxième partie de la mission du maître d’œuvre exige la signature d’un contrat avec un engagement financier et doit être notifiée aux copropriétaires, en même temps que l’ordre du jour de l’assemblée générale qui devra se prononcer sur la réalisation des travaux, mais avec un vote distinct entre la mission du maître d’œuvre ainsi que son coût et la décision des travaux.

Deux processus de décision sont à éviter :

  • la solution « clé en main » à savoir des offres, des entreprises, proposées par le syndic seul (parfois avec l’assentiment du conseil syndical). Si le syndic a un devoir de conseil, il n’a pas de compétence sur les travaux techniques (même si les gros cabinets proposent des études techniques dans le cadre de leur contrat) et bien souvent font travailler leurs « entreprises ».
  • le vote d’un budget prévisionnel « travaux » (déterminés) avec délégation de pouvoir, pour conclure le marché correspondant (dès lors, bien entendu, que le montant des travaux n’excède pas le coût prévisionnel) du fait que le calendrier des travaux ne permet pas de faire approuver le marché des travaux en temps utile et parce qu’une nouvelle assemblée générale entraînerait des frais supplémentaires

C’est aussi une méthode à risques, car d’une part, à partir du moment où l’enveloppe financière a été définie, la concurrence n’existe plus vraiment et d’autre part, il y a aussi le risque de manipulation des budgets alloués (dessous de table, surfacturation…).

De l’avant-projet à la décision

La phase de l’étude consiste à prévoir une liste de travaux, nécessaires ou souhaitables, pour préserver et/ou améliorer le patrimoine. A cette étape, il s’agit d’un échange d’idées où toutes les suggestions sont possibles entre d’une part, le syndicat des copropriétaires (maître d’ouvrage) et d’autre part, l’architecte ou autre (maître d’œuvre), avec, toutefois, une limite en ce qui concerne le montant des dépenses supportables par les copropriétaires.

Il faut savoir qu’il est tout à fait possible de faire apparaître, dans cette phase d’étude, des variantes et options qui pourront éventuellement être retenues ensuite pour le projet final. L’ensemble de cette étude va se concrétiser sous forme d’un document qui sera l’avant projet sommaire (A.P.S.) et qui, à son terme, deviendra l’avant-projet définitif (A.P.D.).

Pour être complet, il faudra réaliser, durant cette phase, un descriptif de consultation des entreprises (D.C.E.) pour cibler, au plus près, la nature et le coût des travaux envisagés. Egalement, pour bien définir les droits et obligations des parties concernées (syndicat des copropriétaires et entreprises), il faudra rédiger un cahier des clauses techniques particulières et administratives (C.C.T.P.).

Concrètement, il faut régler les points suivants :

  • objet du marché ;
  • date prévisionnelle du commencement des travaux ;
  • durée prévisionnelle des travaux ;
  • appel d’offres ouvert ;
  • date de limite de réception des offres ;
  • adresse où elles doivent être transmises ;
  • propositions sous plis fermés ;
  • désigner une personne "contact" pour fournir des renseignements complémentaires (syndic, membre du conseil syndical…) ;
  • prestations divisées en lots (façade – métallerie – menuiserie) ;
  • critères d’attribution du marché ;
  • délai minimum de validité des offres.


 Ce n’est qu’au terme de ces phases que pourra être présenté, en assemblée générale, le projet de réalisation des travaux. D’où la nécessité absolue de définir un vrai planning dès le début des opérations (exemple : 2009 = étude, 2010 = assemblée générale, 2011 = travaux), sachant que le véritable engagement sera pris lors de la signature du marché, après validation de l’assemblée générale, d’où la nécessité d’avoir des propositions de coût avec une validité relativement longue.

Enfin, pour jouer pleinement son rôle, le conseil syndical doit avoir la possibilité de rencontrer les entreprises qui seront retenues ou du moins celles dont les propositions sont les plus intéressantes, pour pouvoir donner ensuite un avis « éclairé » au syndicat des copropriétaires. Dans la pratique, ces entretiens sont riches d’enseignement pour la décision finale.

La préparation de la décision

Toute la période précédant la décision de l’assemblée générale pour la réalisation des travaux doit servir à informer complètement les copropriétaires sur la nature et la consistance du projet.

Cette information est nécessaire pour éviter des incompréhensions existant dans le cadre des futurs travaux et pour permettre aux copropriétaires de faire des suggestions durant la période de l’avant projet sommaire. Cela ne sera plus possible lorsque le projet sommaire deviendra le projet définitif, sauf à prendre le risque d’une remise en cause des travaux projetés en assemblée et le report à une décision ultérieure.

Cette information peut être faite sous la forme de lettre, bulletin questionnaire, compte-rendu ou de réunion préparatoire à l’assemblée générale (réunion de discussion et non décisionnelle, les travaux ne peuvent être décidés qu’en assemblée générale, sur la base d’une notification d’un ordre du jour qui comportera, en même temps, les documents relatifs aux travaux envisagés (nature, consistance et coût).

L’assemblée générale devra décider :

  • du choix des travaux,
  • du montant des travaux,
  • du choix de l’entreprise,
  • de la période des travaux,
  • du montant des appels de provisions et des dates d’exigibilité,
  • du placement des fonds recueillis au profit du syndicat (si nécessaire),
  • de l’affectation des intérêts produits par le placement des fonds (si nécessaire),
  • éventuellement d’une délégation de pouvoir

En plus des travaux, il faudra décider au cours de la même assemblée :

  • du contrat et de la mission du maître d’œuvre pour la phase « suivi des travaux » (nature et coût),
  • de choisir éventuellement un bureau de contrôle (mission et coût),
  • de choisir éventuellement un contrôleur S.P.S. (mission et coût),
  • de souscrire une assurance dommage ouvrage si nécessaire (coût),
  • de définir les honoraires du syndic au titre des travaux, en fonction de ce qui lui sera demandé comme travail supplémentaire et ne pas se borner à accepter ce qui existe dans son contrat (mission et coût).

Pour chacun de ces points, il est nécessaire de faire jouer la concurrence (sauf pour le syndic puisqu’il y a un contrat) et de bien faire préciser leur mission et les limites de leurs interventions. Il est important d’évaluer correctement les coûts des intervenants (environ +ou- 15 % sur le montant des travaux) et de faire voter en assemblée les dates d’exigibilité correspondantes à chaque intervention.

Le financement des travaux importants

Plusieurs formules sont envisageables pour le financement de travaux importants :

1) Le financement direct par chaque copropriétaire qui fait son affaire du paiement de sa quote-part sous les formes qu’il souhaite (prêt traditionnel). Suivant la nature des travaux, il existe actuellement des crédits d’impôt.

2) Le recours provisions spéciales pour travaux

Le législateur incite les copropriétaires à faire de la gestion prévisionnelle, en matière de travaux. Il appartient au syndic de mettre au vote de l’assemblée la constitution de provisions spéciales pour travaux, lors de sa première désignation et au moins tous les 3 ans, avec comme limite, que les travaux futurs soient susceptibles d’être nécessaires dans les 3 années à échoir (article 18 de la loi du 10 juillet 1965). Cela concerne les travaux d’entretien et de conservation des parties communes ou des éléments d’équipements communs, à l’exclusion donc des travaux d’amélioration.

L’application de ce texte présente quelques difficultés :

  • le coût (au moins approximatif) des futurs travaux doit être évalué pour préciser un montant de provisions ainsi que leur périodicité de versement,

  • les travaux ne doivent pas avoir encore été décidés par l’assemblée générale (ils seront votés ultérieurement lors d’une assemblée qui se tiendra dans les 3 années à venir),

  • l’hypothèse, au terme des 3 ans, peut être de ne pas voter la réalisation de travaux, d’où la nécessité de prendre des dispositions dès la constitution de ces provisions spéciales (comme le remboursement par exemple).

De notre point de vue, il s’agit d’une bonne approche pour faciliter la décision finale de l’assemblée générale lorsqu’elle aura véritablement à voter les travaux, sachant qu’il n’y a pas d’obligation à financer la totalité des travaux futurs mais cela peut être seulement une partie (choix du syndicat).

3) La constitution d’un fonds de réserve

Dans la même démarche, l’assemblée générale peut voter la constitution d’un fonds de réserve, qui concernera des travaux susceptibles d’être nécessaires dans les 3 années à venir, mais sur une période plus longue (indéterminée) et qui pourrait inclure aussi les travaux d’amélioration.

L’assemblée générale peut décider du placement des fonds recueillis au profit du syndicat des copropriétaires (d’un montant des provisions avec leur périodicité), et de l’affectation des intérêts produits (article 35-1 du décret du 17 mars 1967).

Il faut savoir, qu’au terme de l’article 45-1 du décret du 17 mars 1967, les points 2 et 3 constituent des avances et qu’à ce titre, elles sont remboursables au vendeur en cas de cession du lot.




 

 

 




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